Monitoring należności pozwala uniknąć problemów z płynnością

Pomocne będą tutaj takie działania jak analiza dokumentów finansowych, sprawdzenie opinii o kontrahencie na portalach branżowych, zamówienie raportu w wywiadowni gospodarczej czy całościowa i profesjonalna weryfikacja dokonana przez firmę faktoringową.

W trakcie współpracy z kontrahentami dobrze jest gromadzić wszelką możliwą dokumentację. Wielu przedsiębiorców opiera swoje działania oraz dochodzenie ewentualnych roszczeń wyłącznie na podstawie podpisanej faktury, która w rzeczywistości informuje jedynie o tym, iż zaistniał obowiązek odprowadzenia podatku VAT. Najlepiej zabezpieczyć się dodatkowo protokołem odbioru towaru, na którym odbiorca potwierdzi ilość i jakość uzyskanego produktu. Protokół oraz faktura powinny być ze sobą spójne. Oprócz tego warto zadbać o czytelność takich formularzy jak CMR czy WZ. Kompletna dokumentacja ułatwi proces ściągania wierzytelności, gdy strony wejdą na drogę sądową - radzi Grzegorz Pardela z Pragma Faktoring.
Kolejny element ułatwiający podejmowanie stosownych działań w tym zakresie to monitoring należności już po sprzedaży usługi lub produktu. W tym może nam pomóc odpowiednie oprogramowanie, które poinformuje o przeterminowanych fakturach oraz umożliwi przygotowanie raportów. Usługi tego typu oferowane są także przez wyspecjalizowane firmy windykacyjne. Często można połączyć tę usługę z ubezpieczeniem i finansowaniem np. przez współpracę z firmą faktoringową.

Dobra komunikacja z kontrahentem to podstawa efektywnej i skutecznej współpracy. Jeśli jednak zawodzi, a od terminu wymagalności faktury minęło 30-45 dni, należy wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty. Następnie, jeśli mamy ubezpieczone należności trzeba zgłosić szkodę do ubezpieczyciela wraz ze zgromadzoną dokumentacją.
Zadbajmy o to, aby największy klient firmy miał nie więcej niż 20-30 proc. w portfelu naszych należności. W przypadku nowego zamówienia, które przekracza tę kwotę, warto dodatkowo zweryfikować kontrahenta lub zabezpieczyć transakcję - dodaje Grzegorz Pardela z Pragma Faktoring. Inne wyjście to włączenie ochrony kredytu kupieckiego u faktora lub ubezpieczyciela na wszystkie należności naszego przedsiębiorstwa. Dodatkowo, duże kontrakty realizowane dla stałych odbiorców, ale z niską marżą, niosą ze sobą ryzyko opóźnień, które dodatkowo zmniejszą nasz przychód i pogorszą płynność. Dobrze jest zastanowić się, czy takie przedsięwzięcie w ogóle będzie opłacalne. Warto też wcześniej zdobyć środki na jego realizację. Zdrowe podejście do kontrahenta zakłada, że skoro wywiązujemy się z warunków umowy, mamy pełne prawo oczekiwać tego samego od drugiej strony.