Pod koniec stycznia br. prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę wprowadzającą na stałe pracę zdalną do Kodeksu pracy. 

Podpisana przez prezydenta ustawa wprowadza definicję pracy zdalnej polegającej na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Określa także zasady jej wykonywania.
Przepisy przewidują zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową, czyli wykonywaną częściowo w domu, a częściowo w firmie.

O zakres tych zmian poprosiliśmy Łukasza Dudzika, eksperta ds. prawa pracy i zatrudnienia cudzoziemców w Randstad Polska.

Jak mówi, praca zdalna zaczęła cieszyć się w Polsce ogromną popularnością na skutek pandemii COVID-19. Wówczas wykonywanie obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy stało się wręcz koniecznością. Jednak taki sposób wykonywania obowiązków nie był uregulowany w przepisach. Ustawodawca reagując na potrzeby rynku pracy wynikające z trwającej pandemii, zdecydował o uregulowaniu pracy zdalnej (wprowadzając krótki, acz znaczący przepis w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych), tak aby po pierwsze zapewnić możliwość pracodawcom polecenia swoim pracownikom wykonywania w takiej formie pracy, z drugiej strony, aby zapewnić minimum ochrony tymże pracownikom.

Trzeba zadeklarować, że pracownik ma warunki do pracy zdalnej

- Obecne zmiany w Kodeksie pracy wprowadzają możliwość wykonywania pracy zdalnej całkowicie lub częściowo z miejsca wskazanego przez pracownika, uzgodnionego z pracodawcą. Nowością jest konieczność zadeklarowania, że pracownik posiada odpowiednie warunki, aby taką pracę świadczyć. Praca zdalna nie jest jednak wprowadzana z automatu, a wymaga porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. Takich uzgodnień będzie można dokonać na etapie zawierania umowy o pracę lub już w trakcie zatrudnienia i w tym drugim przypadku nie będzie wymagana forma pisemna. Zasady pracy zdalnej w firmie będę musiały być opisane w porozumieniu pracodawcy z zakładową organizacją związkową, w regulaminie w przypadku braku porozumienia z zakładową organizacją związkową lub gdy w zakładzie nie funkcjonuje taka organizacja, albo w bezpośrednim porozumieniu z pracownikiem. W ramach tych zasad firma określi m.in. w jaki sposób pokrywać będzie koszty ponoszone przez pracownika w związku z pracą zdalną, ale też procedury związane z ochroną danych, bezpieczeństwem i higieną pracy, montażem i konserwacją urządzeń technicznych oraz instalacją i aktualizacją oprogramowania, czy potwierdzaniem rozpoczęcia pracy przez pracownika - wyjaśnia nam ekspert.

Praca zdalna dla rodziców dzieci do lat 4

W szczególnych wypadkach pracodawca może też polecić pracownikowi pracę zdalną, na przykład w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu pandemii.

- Ustawodawca wyróżnił też grupy pracowników ze specjalnymi uprawnieniami do pracy zdalnej. O taki tryb wykonywania obowiązków będą mogły wystąpić z wnioskiem kobiety w ciąży, osoby wychowujące dziecko do ukończenia 4 roku życia, osoby opiekujące się członkami rodziny z orzeczeniem o niepełnosprawności. Pracodawca będzie musiał umożliwić takim pracownikom wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej. Jednak będzie mógł odmówić, gdy praca w formie pracy zdalnej nie będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Ważne jednak, aby pracodawca poinformował w terminie 7 dni roboczych o przyczynach odmowy - zaznacza Łukasz Dudzik.

Praca zdalna a praca w handlu. Czy te pojęcia się wykluczają?

Nawet w tych szczególnych przypadkach określonych przez ustawodawcę pracodawca może nie zgodzić się na zdalny tryb pracy ze względu na organizację pracy w firmie lub też specyfikę pracy wykonywanej przez pracownika. W przypadku osób ze szczególnymi uprawnieniami konieczne będzie pisemne uzasadnienie tej decyzji.
- I na tą regulację w szczególności zwrócić powinny uwagę osoby zatrudnione w handlu. Z naszych badań wynika, że jedynie 8 proc. pracowników handlu pracuje całkowicie zdalnie, a kolejne 8 proc. ma możliwość korzystania z trybu hybrydowego. Dotyczy to głównie pracowników administracyjnych, specjalistów i managerów zatrudnionych głównie w centralach firm lub regionalnych oddziałach. Jednocześnie w przypadku stanowisk dominujących w handlu – kasjerów i sprzedawców – w 92 proc. przypadków mówimy o pracy całkowicie stacjonarnej, a pozostały odsetek może dotyczyć osób, które mają dodatkowe role, np. trenerów i część obowiązków mogą wykonywać z domu. Dla większości pracowników handlu tryb zdalny czy hybrydowy mogą być nieosiągalne ze względu na zapis w przepisach powołujący się na charakter pracy. W przypadku osób, do których obowiązków należy bezpośrednia obsługa klienta, przyjęcie towaru czy utrzymanie porządku w sklepie, realizacja tych zadań z domu jest w praktyce wykluczona - mówi ekspert ds. prawa pracy i zatrudnienia cudzoziemców w Randstad Polska.

Praca zdalna w praca w sklepie fot. shutterstock

Okazjonalna praca zdalna na wniosek pracownika. Jakie zasady?

W przepisach pojawiła się też regulacja o okazjonalnej pracy zdalnej przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym na wniosek pracownika.
- To rozwiązanie w sytuacjach incydentalnych, w którym pracodawca nie ma obowiązki zapewnić pracownikowi materiałów i narzędzi do wykonywania zadań. Pamiętać też należy, że jest to tryb pracy na wniosek, a nie na żądanie pracownika i pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku na przykład ze względu na charakter wykonywanych obowiązków - wyjaśnia nam ekspert.

- Nowelizacja Kodeksu pracy porządkuje natomiast sytuację osób zatrudnionych w handlu, których charakter pracy umożliwia zdalne wykonywanie zadań, np. specjalistów, managerów i pracowników biurowych. Przewiduje na przykład, że pracodawca powinien określić ekwiwalent za koszty, które pracownik ponosi z tytułu pracy zdalnej - podsumowuje Łukasz Dudzik.