• Udostępnij
• drukuj prześlij dalej komentarze (0)

Pandemia koronawirusa wymusiła nie tylko pracę zdalną. Skłoniła zarządzających firmami do pracy nad cyfryzacją. A ta nie jest tylko wdrożeniem sprzedaży przez Internet, czy zdalną obsługą klientów. Cyfryzacja to ogrom narzędzi, które usprawniają pracę w firmie.

Mimo upowszechnienia się księgowości online, wciąż wiele firm wymienia między sobą papierowe faktury. Stosy dokumentów zalewają kolejne działy czy departamenty, a ich obsługa zajmuje często kilka dni. Koszty transportu dokumentów, przechowywania i zabezpieczania. Nie mówiąc już o stratach dla środowiska. Stąd jedną z pierwszych decyzji ograniczających koszty jest minimalizowanie liczby papierowych dokumentów.

- Eliminacja papierowych dokumentów to pierwszy krok do wprowadzenia cyfryzacji w firmie. Warto jednak pamiętać, by takich zmian nie wprowadzać adhoc, bez uprzedniego zbadania tematu i konsultacji z ekspertami. Każda firma potrzebuje innych rozwiązań. I właśnie dlatego tak ważna jest odpowiedź, czy wybraliśmy rozwiązania, które sprostają naszym oczekiwaniom – mówi Mariusz Sławek Wiceprezes Zarządu firmy Infinite IT Solutions, jednego z liderów rynku w zakresie cyfryzacji firm

Oszczędność poprzez obieg dokumentów online

Jednym z takich rozwiązań jest Infinite EDI, narzędzie wymiany dokumentów i transakcji między firmami. Podstawową zaletą takiego systemu jest szybsze przetwarzanie dokumentów, redukcja kosztów archiwizacji. Systemy takie można zintegrować z dowolnym systemem ERP, obsługują różne formaty komunikatów elektronicznych. Rozwiązanie takie wdrożono np. w firmie PSB Polskie Składy Budowlane. Wykorzystywane jest przede wszystkim przy obiegu faktur i innych dokumentów biznesowych takich jak awiza dostaw, zamówienia, raporty sprzedaży. Zdecydowaną korzyścią systemu Infinite EDI w tym przypadku jest mniejsza liczba pomyłek i korekt ponieważ dokumenty księgowe od razu wprowadzane są do systemu. Znacząco przyspieszył się też proces ściągania należności.

Kadry i księgowość w Internecie?

A jeśli mówimy już o kadrach i księgowości to jednym z kolejnych kroków do cyfryzacji firmy mogą być systemy do elektronicznego planowania i ewidencji czasu pracy. Taki system pozwala sprawnie planować i rozliczać czas pracy pracowników, szczególnie gdy do pensji są dopisywane różne bonusy czy dodatki. Można sobie wyobrazić, że takie rozwiązanie sprawdzi się idealnie w przypadku sieci sklepów, w których pracownicy wykonują swoje obowiązki na podstawie różnych umów, w różnym wymiarze czasu i według elastycznego grafiku. Jedno z wdrożeń dotyczyło klienta, który zatrudniał 500 pracowników na 3 zmianach, którymi zarządzało 3 kierowników. Rozliczenie ewidencji, która była sporządzana na papierze zajmowało ok. 5 dni. Po wprowadzeniu systemu elektronicznego, wykonanie tych zadań skróciło się do 2 dni, a po roku od wdrożenia zajmowało….2 godziny.