Co kryje się pod pojęciem cash handlingu?

Cash handling to usługa, na którą składają się trzy główne obszary. Pierwszym z nich jest transportowanie wartości pieniężnych, a częstokroć również innych przedmiotów wartościowych, czyli szeroko pojęta logistyka. Drugim elementem jest obsługa wartości, na którą składa się m.in. przeliczenie, sortowanie, pakowanie, kontrola jakości oraz magazynowanie i komisjonowanie. W tym obszarze świadczymy również rozbudowane usługi raportowania z wykonanych procesów. Do obsługi wartości wykorzystujemy specjalistyczne urządzenia takie jak liczarki i sortery, pomieszczenia do przechowywania wartości (skarbce) a także dedykowane systemy informatyczne służące do ewidencjonowania środków i raportowania. Trzecim z oferowanych przez nas serwisów jest obsługa samoobsługowych urządzeń kasjerskich takich jak m.in. bankomaty, wpłatomaty. Oferujemy pełne spektrum obsługi związane z obsługą wartości pieniężnych, na które składa się przygotowywanie
i rozliczanie kaset z pieniędzmi, ich transport do i z urządzenia oraz ich wymiana, a także wykonanie podstawowych czynności serwisowo-obsługowych przy samym urządzeniu.

Do jakich podmiotów adresowana jest ta usługa?

Cash handling kierowany jest przede wszystkim do sektora instytucji finansowych oraz właścicieli sieci samoobsługowych urządzeń kasjerskich, jak np. wspomniane powyżej bankomaty. Usługi te przeznaczone są również dla sektora handlu i usług. O ile dla sektora bankowości oraz instytucji finansowych jest to usługa szeroko dostępna i rozpowszechniona, o tyle dla sektora handlowo-usługowego już nie do końca. Z cash handlingu korzystają w chwili obecnej głównie duże podmioty sieciowe. Natomiast mniejsi sprzedawcy, restauratorzy czy niewielkie punkty usługowe są naszymi klientami relatywnie rzadko.

Dlaczego tak się dzieje?

Sądzę, że za taki stan rzeczy odpowiada błędne przekonanie, że tego rodzaju usługa jest przeznaczona dla dużych graczy rynkowych. Mniejsi sprzedawcy nie mają świadomości, że cash handling może być usługą łatwo dostępną. To nie jest jedynie usługa dla największych, a tym samym dla zamożniejszych. Cash handling jest na wyciągnięcie ręki zarówno od strony finansowej, jak i formalnej także dla mniejszych przedsiębiorców.

Dlaczego warto skorzystać z tej usługi?

Przede wszystkim dlatego, że powierzamy profesjonalnemu podmiotowi zewnętrznemu bezpieczeństwo środków, czyli zdejmujemy odpowiedzialność za organizację obsługi pieniądza
z osoby, która zarządza swoim biznesem. Jest to więc kwestia ergonomii i komfortu: firma zewnętrzna przyjeżdża, odbiera wartości i zawozi je pod wskazany adres, najczęściej do oddziału banku lub wrzutni nocnej. Zasadniczym argumentem przemawiającym za tą usługą, jest jednak element bezpieczeństwa. W przypadku sytuacji awaryjnych, takich jak kradzież czy zagubienie środków, odpowiedzialność za wartości spoczywa po stronie dostawcy usługi.

Co się dzieje, gdy do takiej sytuacji już dojdzie? Czy pieniądze są ubezpieczone?

Tu poniekąd dotykamy kwestii, jaką firmę wybrać, by być pewnym, że pieniądze są bezpieczne. Gwarantem bezpieczeństwa po stronie klienta, niezależnie od procedur wewnętrznych i zweryfikowanej kadry, jest przede wszystkim szczelna i wiarygodna polisa ubezpieczeniowa. Profesjonalne firmy ubezpieczają się w dużych, uznanych towarzystwach ubezpieczeniowych, a sama polisa jest tak skonstruowana, żeby zminimalizować wszelkie ryzyka. Z uwagi na koszty samej polisy, na takie ubezpieczenie stać tylko największych i najbardziej renomowanych graczy na rynku.

Na co zwrócić szczególną uwagę przy wyborze usługodawcy?

Przede wszystkim na to, żeby wybrać zaufaną firmę – i tu niewątpliwie wielkość organizacji jest jej atutem, za którym idą takie korzyści, jak wiarygodność wspomnianej powyżej polisy ubezpieczeniowej. Na etapie wyboru dostawcy polecałbym również zwrócenie uwagi na aspekty formalno-prawne, takie jak np. obowiązujące w firmie procedur operacyjne, wizerunek konwojenta i floty transportowej. Firmy coraz śmielej sięgają również po systemy informatyczne, które wspierają usługobiorcę np. w procesie komunikacji z usługodawcą. Zlecanie wykonania usługi, przekazywanie informacji dot. listy osób upoważnionych do odbierania i przekazywania wartości pieniężnych, elektroniczne BDW (bankowy dowód wpłaty – przypis red.) czy też wykorzystanie kodów QR staje się standardem.

Komu powierzamy nasze pieniądze?

Związanie się z wiarygodnym dostawcą gwarantuje, że przekazywane pieniądze będą pod eskortą osób starannie zrekrutowanych, wykwalifikowanych i przeszkolonych. Z perspektywy klienta ważny jest również, w moim odczuciu, wizerunek firmy i konwojenta, stan floty transportowej, sposób komunikacji, procedury oraz konstrukcja samej umowy.
Jeszcze raz podkreślę, że ważne jest, aby wiązać się z wiarygodnym dostawcą. Należy również pamiętać, że o wyborze dostawcy nie powinna decydować wyłącznie cena. Bardzo istotnym elementem przyszłej współpracy jest to, w jaki sposób firma może odpowiedzieć na oczekiwania klienta. Transportujemy przecież pieniądze, czyli dobro wartościowe. Profesjonalizm, bezpieczeństwo polisowe, know-how, rozwiązania informatyczne – to się kalkuluje.

Co jest atutem Impela?

Nasz profesjonalizm przejawia się w elastyczności dotyczącej zarówno kwestii formalnych (warunki umowy), jak i związanych z operacyjnym kształtem współpracy. Możemy więc wychodzić poza ustalony schemat. Usługa może mieć charakter zleceń stałych, natomiast na życzenie klienta możemy uniezależnić się od kwestii harmonogramu na rzecz zleceń indywidualnych/jednorazowych. Wspomniane wcześniej rozwiązania informatyczne są również naszym atutem. Elektroniczne listy konwojentów i samochodów upoważnionych do obsługi środków, elektroniczna komunikacja z klientem przy zlecaniu usług do wykonania, e-BDW czy web-Deposit.

Coraz częściej firmy z sektora handlu i usług sięgają po rozwiązania, które wpływają na automatyzację obrotu gotówkowego. Dynamicznie rozwija się sektor dostawców urządzeń dedykowanych obsłudze gotówki takich jak mini-wpłatomaty czy mini-wrzutnie. Kiedyś były to rozwiązania dla tzw. handlowych gigantów, w głównej mierze z uwagi na koszty samych urządzeń. Dzisiaj są coraz mniejsze i tańsze, a przez to coraz bardziej dostępne, także dla małych sklepów czy kiosków. Co istotne, dzięki ich zastosowaniu odpowiedzialność za środki jest przesunięta jeszcze głębiej, ponieważ urządzenia pełnią także funkcję sejfu. Coraz częściej urządzenia te są podłączone do systemów informatycznych dostawcy lub nawet bezpośrednio do banku, co pozwala na elektronizację środków z dużym wyprzedzeniem, wręcz w czasie rzeczywistym.

Do naszych benefitów zaliczam więc naszą otwartość na nowoczesne rozwiązania technologiczne, dostępność do know-how, czyli swoistego kapitału wiedzy. Dzielimy się tą wiedzą bezpośrednio
z klientem. Wspomniane powyżej rozwiązania są kompatybilne z naszą usługą, a dla klienta, który chciałby sięgnąć po nie na własną rękę byłoby to często nieopłacalne. Szczególnie dla mniejszych podmiotów. Możemy powiedzieć, że nie tylko odbieramy i transportujemy środki, ale także aranżujemy cały proces cash handlingu, wchodząc w rolę partnera i doradcy, który pomaga klientowi wybrać możliwie najlepsze rozwiązania pod względem organizacyjnym, operacyjnym oraz ekonomicznym.

Coraz więcej transakcji realizujemy elektronicznie. Czy to oznacza zmierzch gotówki?

Przyglądając się danym publikowanym przez NBP i ECB (Europejski Bank Centralny – przypis red.) z ostatnich kilku lat, widać, że podaż gotówki rośnie. Nie spodziewajmy się, że w najbliższym czasie gotówka z Polski zniknie. Nie tylko dlatego, że jej podaż ciągle rośnie, ale również dlatego, że Polacy są do niej przywiązani. Mając na względzie powyższe, możemy być pewni że gotówka będzie nam towarzyszyć jeszcze przez wiele lat. Warto mieć to na względzie przy podejmowaniu decyzji w kwestii jej obsługi.